Herramientas de teletrabajo y recomendaciones para optar por las soluciones más adecuadas; Escritorio remoto, NAS, telefonía VoIP
En estos momentos difíciles en los que se está haciendo lo imposible para mantener la actividad productiva, servir pedidos, atender a clientes y proveedores, y un largo etcétera sin que, a pesar de las dificultades añadidas, haya retrasos, se está priorizando todo aquello que facilite el teletrabajo.
Estos esfuerzos consisten en implementar soluciones que existen desde hace tiempo, y en muchas empresas, pese a que no con este fin, ya se estaban utilizando.
Por otra parte, en muchos de los casos en que no habían necesitado este tipo de soluciones hasta ahora, se está optado por alternativas que quizás no son óptimas, o directamente, y teniendo en cuenta el perfil de la empresa, resultan costosas, y además poco funcionales.
La intención de este post, no es otra que intentar ayudar a elegir las tecnologías más adecuadas para cada tipo de negocio, y que las mejoras aplicadas sigan siendo útiles cuando finalice la pandemia.
Este post se limita a aspectos de comunicación y acceso a la información. Que son la base para las tareas administrativas, de comunicación, así como de gran parte de las tareas productivas que requieren sistemas informáticos:
1.- Acceso remoto a archivos y documentación;
Además de subir los archivos a Google Drive, Dropbox, Office 365 u otros servicios de almacenamiento (gratuitos y de pago), hay soluciones mucho más profesionales, óptimas, privadas, y/o con más capacidad, entre las que destacan:
- a) Terminal Server: Para empresas con una cantidad considerable de puestos de trabajo que requieran equipos informáticos, lo más conveniente puede ser trabajar con escritorio remoto (muy posiblemente ya lo estarán utilizando por las ventajas que conlleva para este tipo de empresa).
- b) NAS: Para pequeñas empresas, profesionales con pocos terminales, y especialmente para puestos de trabajo que requieran equipos con una gran capacidad de procesador, lo más apropiado puede ser instalar un NAS, que permitirá consultar los archivos de la oficina, y trabajar con ellos, ya sea desde la propia oficina, o conectándo remotamente desde cualquier otro lugar.
2.- El correo electrónico:
La principal problemática con el correo electrónico al empezar a trabajar desde casa, puede venir por la configuración de los buzones (en caso de configuración POP). Si es así se tendrá que generar un PST para disponer de los correos anteriores, guardarlo en el NAS, y vincularlo al programa de correo, para así acceder a todos los mensajes desde todos los equipos del usuario que tengan acceso a la red (tanto desde la oficina, como remotamente).
3.- Telefonía:
Otra de las utilidades a valorar para trabajar remotamente, es adaptar el servicio de telefonía (https://serveistic.com/serveis/telefonia-i-internet/). Hace años que es posible que un mismo número de teléfono tenga extensiones en diferentes lugares, y desviar o pasar llamadas de una sede a otra de manera transparente para el interlocutor (sin se de cuenta).