Val la pena fer còpies de seguretat?

Per què és recomanable disposar de còpies de seguretat dels arxius, documents i bases de dades de l’empresa, comerç, despatx…?

Les còpies de seguretat, permeten garantir que, en cas de desastre, es tornarà a tenir accés a la informació necessària i treballar normalment una altra vegada, en el mínim temps possible.

Les primeres tasques que es fan en començar el dia, solen estar relacionades amb posar-se al corrent de l’estat general del lloc de treball; mirar l’agenda, revisar l’estat de les tasques pendents, si ha arribat qualsevol ordre, comanda, urgència, o qualsevol altra informació. Que s’anirà modificant i actualitzant minut a minut.

Cada vegada que els ordinadors deixen de funcionar es manifesta un problema. No només perquè es deixa de rebre nova informació. També perquè no es pot accedir a la que ja estava disponible. I que a més és indispensable per continuar treballant en allò que s’estava fent.

La funció de les còpies de seguretat, és aconseguir que en cas de produir-se alguna incidència greu, es pugui tornar a treballar, perdent el mínim de temps, i d’informació rellevant possibles.

Què son les còpies de seguretat?

Les còpies de seguretat són captures de la informació emmagatzemada en servidors, o bé ordinadors. Que s’han realitzat en moments preestablerts del dia, i que en cas que eventualment es perdi la informació original, o es faci malbé el suport d’emmagatzematge. Ens permetran recuperar la informació que contenien els dispositius salvaguardats. És a dir, serveixen per tornar el sistema a l’estat del moment en que es va realitzar la còpia de seguretat que es decideixi restablir.

Quan s’han de restablir còpies de seguretat, algunes vegades pot interessar recuperar una còpia de seguretat anterior a la darrera. Aquesta situació es pot donar quan es detecta que dies enrere s’ha produït algun error en la gestió de la informació (per exemple eliminar clients, dominis, alguna adreça de correu amb tots els seus missatges, o qualssevol dades rellevants). O després d’una actualització, de programari que hagi tingut algun error, i s’hagin corromput part de les dades. Fent que a partir d’aquell moment la informació resulti inconsistent, o directament falsa.

Quan es donen aquestes situacions o altres per l’estil, el més habitual és recuperar una còpia prèvia a l’esdeveniment que ha provocat els errors.

En qualsevol cas, s’ha de tenir en compte que en restablir una còpia de seguretat, normalment mai es pot recuperar la informació que hi havia en el moment de produir-se l’incident. Perquè habitualment les còpies de seguretat es realitzen durant la nit, o el cap de setmana. De manera que només es podrà recuperar la informació que hi havia en el moment de fer la còpia que s’hagi restablert (i que a més, no ha de ser necessàriament la darrera). I per tant, és inevitable que utilitzant sistemes estàndard de còpies de seguretat, gairebé sempre es perdin, com a mínim, algunes hores de treball (informació, correu,…).

De quina informació es fan còpies de seguretat?

Quan s’arriba al convenciment que les còpies de seguretat són necessàries, cal decidir què s’hi ha d’incloure. Perquè tenir diverses còpies de tots els continguts dels ordinadors i la informació de l’empresa, podria requerir una quantitat d’espai d’emmagatzematge desmesurada.

El contingut que s’inclou en les còpies de seguretat són les bases de dades relacionades amb la gestió i la producció, fitxers de programes, i una gran quantitat de documentació. Habitualment, es creen directoris de treball que s’inclouran a les còpies de seguretat, o es sincronitzen amb el dispositiu d’emmagatzematge, per tal que els usuaris hi desin els arxius que calgui conservar. D’aquesta manera, en cas que es produeixi qualsevol incident, aquests arxius també es podran recuperar de les còpies de seguretat.

A l’altre extrem, hi ha la informació de la qual no és necessari fer-ne còpies de seguretat. A banda de la informació que no és important, en aquest grup hi trobem la informació de la qual ja es fan còpies de seguretat per altres mitjans. Per exemple, en cas de treballar amb terminals remots, la informació que s’hi emmagatzemi, i també els serveis d’Internet, que habitualment inclouen la gestió de les seves pròpies còpies de seguretat.

A Serveis TIC fem còpies diàries (7) i mensuals (3) del contingut dels servidors web. Per més seguretat, aquestes còpies es fan des de dues ubicacions geogràficament distants (Catalunya i Alemanya). D’aquesta manera es podrien recuperar les còpies de seguretat, fins i tot en una gran catàstrofe que afectés tot el territori.

A més, a Serveis TIC, no es programa cap d’aquestes còpies de seguretat al servidor que dóna servei als usuaris. El motiu és que en cas que es produís una avaria, es formatés accidentalment un servidor, o s’eliminés l’espai que les emmagatzema, aquestes còpies deixarien d’existir, i per tant no es podrien utilitzar en el moment en que es necessitarien.

I per garantir encara una mica més de seguretat, els backups tampoc són a la mateixa central de dades, perquè si (per exemple) es repetís un incident com l’incendi de març del 2021 que va haver-hi a la central de dades d’OVH a Estrasburg, juntament amb les dades originals, es perdrien els repositoris de les còpies de seguretat.

Les còpies de seguretat dels servidors web gestionats per Serveis TIC permeten garantir la conservació de:

• Tot el correu en configuracions IMAP.
• També de bústies POP3, però en aquest cas els correus rebuts que no s’hagin eliminat del servidor.
• La pàgina web.
• I tota la informació que hi hagi al servidor d’Internet.

En total hi ha un mínim de 10 còpies completes, que van des del dia anterior fins 3 mesos abans de la data. A més, les còpies estan duplicades en un altre indret, per garantir-ne la recuperació en cas que hi hagués qualsevol imprevist que impedís recuperar la còpia de seguretat que es decideixi utilitzar.

Cada quan es recomana fer còpies de seguretat?

La periodicitat de les còpies de seguretat en una empresa varia segons el cas. Però, com a mínim es recomana programar còpies de seguretat diàries (ja siguin còpies completes, diferencials o bé incrementals) cada nit, i consolidar les dades en una còpia completa cada setmana.

Pel que fa a quant de temps cal conservar les còpies de seguretat, depèn de cada cas. Però és recomanable conservar les còpies mensuals dels darrers mesos, una còpia semestral, durant l’any, i una d’anual dels darrers anys.

En casos en que cal assegurar la informació en temps real, es pot arribar a treballar utilitzant sistemes de salvaguarda més sofisticats. Tot i això, en el relatiu a les còpies remotes, habitualment s’opta per alternatives menys invasives, i molt més econòmiques.

Riscos que s’eviten fent còpies de seguretat

La raó d’existir de les còpies de seguretat és evitar problemes greus, o molt greus.

Actualment totes les empreses han de tenir un sistema informàtic mínimament desenvolupat per portar el control de la seva operativa. Tant en el relatiu a la gestió comercial com per producció i assistència.

El daltabaix que es produeix en cas de perdre la informació dels sistemes és molt important. I si no es disposa de salvaguarda de la informació en forma de còpies de seguretat, les pèrdues econòmiques poden ser considerables. Tant pel temps necessari per restablir la informació que es pugui, com per la informació que no es recuperi, o la que simplement es perdi.

Còpies de seguretat a baix cost

Principalment hi dues opcions per disposar de sistemes de backup de la informació.

1.- Contractar el servei de còpies al proveïdor informàtic, per tal que conservi les dades a la seva central de dades de confiança, a canvi d’un pagament periòdic.

2.- Comprar i configurar un NAS, de manera que la pròpia empresa tingui el maquinari i el programari per realitzar i custodiar aquestes còpies.

En el segon cas, a més d’estalviar les quotes (per fer un únic pagament), l’empresa manté el control de les seves dades. Arribat el moment, aquest és un punt més important del que sembla, perquè la informació és en poder de l’empresa, en lloc de tenir-la un estrany que hi haurà de permetre l’accés, i el que és pitjor, es podrà fer l’orni per permetre-ho, o fins i tot per eliminar aquesta informació quan ja no l’hagi de tenir.

Configurar un NAS per millorar l’accés, i la seguretat de les dades

En cas de fer les còpies de seguretat en un NAS (o diversos), es pot instal·lar a la mateixa l’empresa, o en algun altre espai en que es disposi d’una bona connexió a Internet. D’aquesta manera, les còpies estaran segures fins i tot en cas d’incidents greus a les instal·lacions de l’empresa.

Tot i això l’opció de disposar de NAS, a banda de les còpies de seguretat, té altres utilitats. Per exemple els arxius emmagatzemats en un NAS poden ser accessibles des de l’exterior. De manera que permet accedir remotament a la informació que s’hi emmagatzemi. Ja sigui per fer consultes, mostrar documentació en visites comercials, o fins i tot per fer teletreball.

Des de Serveis TIC us podem ajudar a assegurar la informació de la vostra empresa. Demaneu-nos informació.