Herramientas de teletrabajo

Herramientas de teletrabajo y recomendaciones para optar por las soluciones más adecuadas; Escritorio remoto, NAS, telefonía VoIP

En estos momentos difíciles en los que se está haciendo lo imposible para mantener la actividad productiva, servir pedidos, atender a clientes y proveedores, y un largo etcétera sin que, a pesar de las dificultades añadidas, haya retrasos, se está priorizando todo aquello que facilite el teletrabajo.

Estos esfuerzos consisten en implementar soluciones que existen desde hace tiempo, y en muchas empresas, pese a que no con este fin, ya se estaban utilizando.

Por otra parte, en muchos de los casos en que no habían necesitado este tipo de soluciones hasta ahora, se está optado por alternativas que quizás no son óptimas, o directamente, y teniendo en cuenta el perfil de la empresa, resultan costosas, y además poco funcionales.

La intención de este post, no es otra que intentar ayudar a elegir las tecnologías más adecuadas para cada tipo de negocio, y que las mejoras aplicadas sigan siendo útiles cuando finalice la pandemia.

Este post se limita a aspectos de comunicación y acceso a la información. Que son la base para las tareas administrativas, de comunicación, así como de gran parte de las tareas productivas que requieren sistemas informáticos:

1.- Acceso remoto a archivos y documentación;

Además de subir los archivos a Google Drive, Dropbox, Office 365 u otros servicios de almacenamiento (gratuitos y de pago), hay soluciones mucho más profesionales, óptimas, privadas, y/o con más capacidad, entre las que destacan:

  • a) Terminal Server: Para empresas con una cantidad considerable de puestos de trabajo que requieran equipos informáticos, lo más conveniente puede ser trabajar con escritorio remoto (muy posiblemente ya lo estarán utilizando por las ventajas que conlleva para este tipo de empresa).
  • b) NAS: Para pequeñas empresas, profesionales con pocos terminales, y especialmente para puestos de trabajo que requieran equipos con una gran capacidad de procesador, lo más apropiado puede ser instalar un NAS, que permitirá consultar los archivos de la oficina, y trabajar con ellos, ya sea desde la propia oficina, o conectándo remotamente desde cualquier otro lugar.

2.- El correo electrónico:

La principal problemática con el correo electrónico al empezar a trabajar desde casa, puede venir por la configuración de los buzones (en caso de configuración POP). Si es así se tendrá que generar un PST para disponer de los correos anteriores, guardarlo en el NAS, y vincularlo al programa de correo, para así acceder a todos los mensajes desde todos los equipos del usuario que tengan acceso a la red (tanto desde la oficina, como remotamente).

3.- Telefonía:

Otra de las utilidades a valorar para trabajar remotamente, es adaptar el servicio de telefonía (https://serveistic.com/serveis/telefonia-i-internet/). Hace años que es posible que un mismo número de teléfono tenga extensiones en diferentes lugares, y desviar o pasar llamadas de una sede a otra de manera transparente para el interlocutor (sin se de cuenta).

¿Qué es trabajar con escritorio remoto?

Ventajas (e inconvenientes) de trabajar con escritorio remoto utilizando un Terminal Server

Trabajar con escritorio remoto consiste en que las aplicaciones con las que se está trabajando, en lugar de ejecutarse en el ordenador lo hacen en un servidor, que es donde está el software y los archivos que se utilizan.

Trabajar con escritorio remoto implica que el ordenador únicamente hace las veces de terminal. Se convierte en poco más que una pantalla con teclado y ratón, dejando de ser relevante la potencia de este equipo. Ya que la memoria, el disco duro, y el procesador que utiliza son los del servidor. Esta operativa ofrece ventajas importantes, puesto que mientras el equipo cumpla con unos requisitos mínimos, seguirá funcionando perfectamente como terminal de escritorio remoto.

Además, indistintamente de si el usuario trabaja desde la empresa, desde su casa, o desde cualquier otro lugar, mientras disponga de una conexión a internet lo bastante estable tendrá las mismas sensaciones. Podrá acceder a los mismos archivos, y siempre y cuando estas aplicaciones se ejecuten desde su Terminal Server, también podrá utilizar las mismas aplicaciones que en el trabajo.

En definitiva, trabajar con escritorio remoto (o Terminal Server), es literalmente «Trabajar en la nube».

Sin embargo, esta forma de trabajar, es más adecuada para unos tipos de empresas que para otras, ya que lo más relevante de trabajar con terminal server, es que al centralizar los recursos de hardware se pueden aprovechar mejor, consiguiendo una utilización mucho más eficiente de los equipos, y por lo tanto un ahorro.

Sin embargo, hay muchas «calidades de nube». Y no siempre la experiencia que se promete el primer día es la que acaba obteniendo. Además, también depende del tipo de trabajo que se haga en la nube. Si se trabaja con ficheros, o programas pesados que precisan de mucha RAM o CPU, a menudo consumen más recursos de los que le corresponderían a ese terminal, con lo que pueden ralentizar todos los equipos de la red. No es extraño que al menos durante unas semanas, o a veces algunos meses, la calidad del puesto de trabajo se resienta. Con lo que la implantación de terminales remotos puede acabar desencadenando alguna problemática.

Por estos motivos, en empresas con pocos terminales, y especialmente en caso de profesionales, más aún si su tarea requiere gestionar archivos y programas exigentes, además de darles un mejor resultado, les resultará más económico utilizar un NAS, al que se podrán conectar desde cualquier equipo, ya sea desde la oficina, o remotamente, mediante los usuarios y contraseñas correspondientes para limitar el acceso a los contenidos que correspondan en cada caso.

¿Qué es un NAS, y para qué sirve?

Qué es un NAS? Ventajas de utilizar un NAS en casa, o en la empresa para trabajar remotamente o en local

Muy a grandes rasgos, si nos preguntamos qué es un NAS (Network Attached Storage) se trata de una caja (a partir de un palmo cúbico de tamaño). En el interior de la cual se pueden encontrar uno o varios discos duros. Principalmente, un NAS sirve para almacenar información, y copias de seguridad de los equipos de la red.

Con esta descripción inicial, ya nos podemos hacer una idea de cómo puede ayudar en el día a día tener un NAS. Tanto usuarios domésticos, como a autónomos, y empresas.

Sin embargo, un NAS no sólo destaca por la capacidad de almacenamiento de archivos y documentos. Es igualmente relevante que se puede configurar un NAS para que los usuarios de la red puedan acceder a los archivos que tengan que utilizar. Y si procede puedan modificarlos. Y que únicamente tengan acceso a los directorios que necesiten para realizar sus tareas.

Evitando de esta manera duplicar información en varios equipos. Ya que al final no se sabe qué es actual y qué es obsoleto.

Asimismo, un NAS también sirve para hacer copias de seguridad. Tanto de ordenadores como de otros dispositivos de la red. Conservar las copias durante el tiempo que se considere oportuno. Y recuperar la información que había en el equipo en poco rato.

El potencial de un NAS va mucho más allá, en función de la marca y el modelo que se utilice, pero en éste post sólo queda destacar otro aspecto muy relevante de utilizar un NAS. Y es que en pequeñas empresas en las que no se da un uso de red excesivo, se puede utilizar el NAS como «nube» (en realidad también se les llama nube personal, o nube privada).

Y es que un NAS se puede configurar para que al como lo hacen desde la oficina, los usuarios se puedan conectar desde Internet. Teniendo acceso a sus documentos desde cualquier lugar, así como desde el teléfono móvil.

Sin embargo, un NAS también tiene sus limitaciones, y es que si hay un gran número de usuarios que tengan que gestionar información, deja de ser una solución óptima, y llega el momento de plantearse utilizar un servicio que permita trabajar con escritorio remoto (terminal server).

Por último, una recomendación; hay que proteger la integridad de un NAS. Por ello es muy conveniente incorporar mecanismos de seguridad para garantizar que los datos se conserven. Esto es; (Como cualquier equipo informático) tenerlo conectado a un SAI para evitar subidas de tensión, y configurar el almacenamiento con algún sistema RAID que garantice que en caso de fallo de un disco duro (de vez en cuando fallan), se podrá sustituir, y seguir trabajando sin perder la información.

Esta es una explicación básica de lo que es un NAS y para qué sirve. En caso de cualquier duda basta completar un formulario, y recibirá una respuesta lo antes posible.