¿Por qué es recomendable disponer de copias de seguridad de los archivos, documentos y bases de datos de la empresa, comercio, despacho…?
Las copias de seguridad permiten garantizar que, en caso de desastre, se recuperará el acceso a la información necesaria para trabajar normalmente, en el menor tiempo posible.
Las primeras tareas que se realizan al empezar el día, suelen estar relacionadas con ponerse al corriente del estado general del puesto de trabajo; mirar la agenda, revisar el estado de las tareas pendientes, si ha llegado cualquier orden, pedido, urgencia, o cualquier otra información. Que se irá modificando y actualizando minuto a minuto.
Cada vez que los ordenadores dejan de funcionar, se manifiesta un problema. No sólo porque se deja de recibir nueva información. También porque no se puede acceder a la que ya estaba disponible. Y que además es indispensable para seguir realizando las tareas que se estaban desarrollando.
La función de las copias de seguridad, es conseguir que, si se produce alguna incidencia grave, se pueda volver a trabajar, perdiendo el mínimo tiempo e información relevante posibles.
¿Qué son las copias de seguridad?
Las copias de seguridad son capturas de la información almacenada en servidores, u ordenadores. Que se han realizado en momentos preestablecidos del día, y que llegada la pérdida eventual de la información original, o si se estropea el soporte de almacenamiento. Nos permitirán recuperar la información que contenían los dispositivos salvaguardados. Es decir, sirven para devolver el sistema al estado del momento en el que se realizó la copia de seguridad que se decida restablecer.
Cuando se restablezcan copias de seguridad, algunas veces puede interesar recuperar una copia de seguridad que no sea la última. Esta situación puede ocurrir cuando se detecta que días atrás se ha producido algún error en la gestión de la información (por ejemplo eliminar clientes, dominios, alguna dirección de correo con todos sus mensajes, o cualesquiera datos relevantes…). O después de una actualización, de software que haya dado algún error, corrompiendo parte de los datos. Con lo que a partir de ese momento la información puede resultar inconsistente, o directamente falsa.
Cuando se dan estas situaciones u otras por el estilo, lo habitual es recuperar una copia previa al evento que ha provocado los errores.
En cualquier caso, debe tenerse en cuenta que al restablecer una copia de seguridad, normalmente nunca se puede recuperar la información que había en el momento de producirse el incidente. Puesto que habitualmente las copias de seguridad se realizan durante la noche, o el fin de semana. De modo que sólo se podrá recuperar la información que había en el momento de realizar la copia que se vaya a utilizar para restablecer el sistema. Por ello, es inevitable que utilizando sistemas estándar de copias de seguridad, se pierdan, por lo menos, algunas horas de trabajo (información, correo,…).
¿De qué información se realizan copias de seguridad?
Cuando se llega a la conclusión de que las copias de seguridad son necesarias, se tendrá que decidir qué información se tiene que salvaguardar. Puesto que tener varias copias de todos los contenidos de los ordenadores y la información de la empresa, podría requerir una cantidad de espacio de almacenamiento exagerada (y buena parte de ella sin ninguna utilidad).
El contenido que se incluye en las copias de seguridad son las bases de datos relacionadas con la gestión y la producción, archivos de programas, y una gran cantidad de documentación. Habitualmente, se crean directorios de trabajo que se incluirán en las copias de seguridad, o se sincronizan con el dispositivo de almacenamiento, para que los usuarios guarden los archivos que sea necesario conservar. De esta forma, en caso de que se produzca cualquier incidente, estos archivos también se podrán recuperar de las copias de seguridad.
En el otro extremo, se encuentra la información de la que no es necesario realizar copias de seguridad. Aparte de la información que no es importante, en este grupo encontramos la información de la que ya se realizan copias de seguridad por otros medios. Por ejemplo, en caso de trabajar con terminales remotos, la información que se almacene, así como los servicios de Internet, que habitualmente incluyen la gestión de sus propias copias de seguridad.
En Serveis TIC hacemos copias diarias (7) y mensuales (3) del contenido de los servidores web. Para mayor seguridad, estas copias se realizan desde dos ubicaciones geográficamente distantes (Cataluña y Alemania). Puesto que así se podrían recuperar las copias de seguridad, incluso tras una gran catástrofe que afectara a todo el territorio.
Además, en Serveis TIC, no se programa ninguna de estas copias de seguridad en el servidor que da servicio a los usuarios. El motivo es que en caso de producirse una avería, de formatear accidentalmente un servidor, o de eliminar del servidor el espacio que las almacena, estas copias dejarían de existir. Y por tanto no se podrían utilizar en ese momento. O sea, cuando se necesitarían.
Y para garantizar aún algo más de seguridad, los backups tampoco están en la misma central de datos, para que si (por ejemplo) se repitiera un incidente como el incendio de marzo de 2021 ocurrido en la central de datos de OVH en Estrasburgo, junto con los datos originales, se perderían los repositorios de las copias de seguridad.
Las copias de seguridad de los servidores web gestionados por Serveis TIC permiten garantizar la conservación de:
- Todo el correo en configuraciones IMAP.
- También de buzones POP3, pero en este caso los correos recibidos que no se hayan eliminado del servidor.
- La página web.
- Y toda la información que haya en el servidor de Internet.
En total existen un mínimo de 10 copias completas, que van desde el día anterior hasta 3 meses antes de la fecha. Además, las copias están duplicadas en otro lugar, para garantizar su recuperación en caso de que hubiera cualquier imprevisto que impidiera recuperar la copia de seguridad que se decida utilizar.
¿Cada cuándo se recomienda hacer copias de seguridad?
La periodicidad de las copias de seguridad en una empresa varía en cada caso. Sin embargo, por lo menos se recomienda programar copias de seguridad diarias (ya sean copias completas, diferenciales o incrementales) cada noche, y consolidar los datos en una copia completa cada semana.
En cuanto a cuánto tiempo es necesario conservar las copias de seguridad, depende de cada caso. Pero es recomendable conservar las copias mensuales de los últimos meses, una copia semestral, durante el año, y una anual de los últimos años.
En casos en que es necesario asegurar la información en tiempo real, se puede llegar a trabajar utilizando sistemas de salvaguardia más sofisticados. Sin embargo, en lo relativo a las copias remotas, habitualmente se opta por alternativas menos invasivas, y mucho más económicas.
Riesgos que se evitan realizando backups
La razón de existir de las copias de seguridad es evitar problemas graves o muy graves.
Actualmente todas las empresas deben tener un sistema informático mínimamente desarrollado para llevar el control de su operativa. Tanto en lo relativo a la gestión comercial como por producción y asistencia.
El descalabro que se produce en caso de perder la información de los sistemas es muy importante. Y si no se dispone de salvaguardia de la información en forma de copias de seguridad, las pérdidas económicas pueden ser considerables. Tanto por el tiempo necesario para restablecer la información que se pueda recuperar, como por la información que no se recupere, o la que simplemente se pierda.
Copias de seguridad a bajo coste
Principalmente existen dos opciones para disponer de sistemas de backup de la información.
1.- Contratar el servicio de copias al proveedor informático, a fin de que conserve los datos en su central de datos de confianza, a cambio de un pago periódico.
2.- Comprar y configurar un NAS, de forma que la propia empresa tenga el hardware y el software para realizar y custodiar estas copias.
En el segundo caso, además de ahorrar las cuotas (para realizar un único pago), la empresa mantiene el control de sus datos. Llegado el momento, éste es un punto más importante de lo que parece, puesto que la información está en poder de la propia empresa, en lugar de tenerla un extraño que podrá permitir o impedir el acceso a los datos, o lo que es peor, podrá retrasar la entrega de credenciales para migrar traspasar la información a otro proveedor, o incluso puede que no se elimine o se dé un trato no autorizado a la información del cliente al dejar de darle servicio.
Configurar un NAS para mejorar el acceso, y la seguridad de los datos
En caso de realizar las copias de seguridad en un NAS (o varios), éste se puede instalar en la misma la empresa, o en algún otro espacio en el que se disponga de una buena conexión a Internet. De esta forma, las copias estarán seguras incluso en caso de incidentes graves en las instalaciones de la empresa.
Sin embargo la opción de disponer de NAS. Además de servir para la realización de las copias de seguridad, tiene otras utilidades. Por ejemplo, los archivos almacenados en un NAS pueden ser accesibles desde el exterior. De modo que permite acceder remotamente a la información que se almacene. Ya sea para realizar consultas, mostrar documentación en visitas comerciales, o incluso para hacer teletrabajo.
Desde Serveis TIC le podemos ayudar a asegurar la información de su empresa. Pídanos información.