¿Correo POP3 o IMAP? Cuando es mejor configurar el correo como POP3 y cuando como IMAP
¿Es mejor configurar el correo POP3 o IMAP?
¿Quieres el correo POP3 o IMAP? Esta es una de esas preguntas que se agradece que no nos planteen.
Y cuando el informático insiste en que es importante, y que se tiene que definir la manera de utilizar el correo, nos damos cuenta de que no hay escapatoria. Y que tenemos que entrar a fondo en el asunto. Ya que se trata de una decisión muy importante. Que desde ese momento afectará a nuestra manera de trabajar.
La gran diferencia para el usuario entre correo POP3 o IMAP
Para decidir si nos interesa más el correo POP3 o IMAP, necesitamos saber cómo funcionan los buzones de correo con cada una de las configuraciones:
Para el usuario final, la diferencia más destacada entre buzones de correo POP3 o IMAP, es que la configuración de buzones IMAP, permite consultar los mensajes que se han enviado desde aquella dirección, pese a haberlo hecho desde otro dispositivo que tiene configurada la misma cuenta (o incluso desde el webmail).
Por el contrario, en los buzones configuradas como POP3, los usuarios pueden ver todos los correos recibidos (hasta aquí como en buzones IMAP). Pero sólo se podrán consultar los mensajes que se hayan enviado desde el dispositivo que se esté utilizando en ese momento.
Este detalle puede parecer mínimo, pero no lo es. Puesto que para la utilización, y también para el mantenimiento de los servicios, existen grandes diferencias entre correo POP3 o IMAP. Y hay que evaluarlas en su conjunto para encontrar la opción más adecuada a las necesidades de cada caso.
Ventajas de elegir correo IMAP o POP3
Ventajas del correo IMAP:
En la configuración IMAP, los correos recibidos y enviados se conservan en el servidor. Y los correos POP3 se almacenan en el dispositivo del usuario. Esta característica es muy importante. Ya que es la principal diferencia entre escoger la configuración de correo IMAP o POP3.
Configurando un buzón como IMAP, tanto los correos enviados como los recibidos se pueden consultar desde el trabajo, desde casa, o desde cualquier ordenador, terminal móvil o tableta que tenga la dirección configurada. De este modo, prácticamente siempre se puede consultar cualquier mensaje de correo del buzón.
Otra de las posibilidades que ofrece el correo IMAP, es que se puede acceder a los mensajes en todo momento, y desde cualquier lugar con acceso a Internet. Mediante el servicio de webmail. Para ello sólo hay que tener el usuario y la contraseña del buzón. En el correo POP3 también se puede acceder al webmail, pero habitualmente sólo se encontrarán los correos estén para descargar, o los que haga menos de x días que se hayan descargado.
También es destacable que en caso de desastre (se estropee el ordenador, se extravíe el terminal, se queme o se inunde la empresa … incidencias muy graves), los mensajes de correo IMAP continuarán estando en el servidor. Y de esta manera sólo configurando el buzón en un nuevo dispositivo, se recuperará el acceso a todos los mensajes. En caso de correo POP3, deberán recuperar los correos de una copia de seguridad.
En algunos departamentos, como soporte técnico, asistencia al cliente, expediciones … diferentes personas tienen que gestionar un mismo buzón. La solución más simple es configurar el correo como IMAP. Puesto que permite a todas las personas consultar y gestionar todos los mensajes de aquella cuenta, tanto enviados como recibidos. Y saber en qué estado se encuentra cada consulta.
Ventajas del correo POP3:
Las ventajas principales de utilizar buzones de correo POP3, radican en la seguridad desde el punto de vista de la confidencialidad, y la descarga de responsabilidades del servidor, puesto que no almacena una gran cantidad de información, sólo realiza las funciones de recepción y entrega, y envío de mensajes.
En la configuración de correo POP3, si se prefiere así, los mensajes se eliminan del servidor en cuanto se han descargado. Los mensajes enviados, por defecto sólo se almacenan en el servidor del destinatario, y la copia de los mensajes correo enviados sólo se puede encontrar en la bandeja de enviados del dispositivo desde el que han sido enviados (si no hay copias de seguridad en las que también deberían estar).
La configuración de correo POP3 apenas ocupa espacio de servidor (siempre y cuando no se configure para conservar copias de los correos recibidos), por lo que permite ahorrar dinero al no ser necesario un plan de alojamiento de una capacidad considerable.
Otra de las opciones que permite definir la configuración de correo POP3 o IMAP, y que en caso de configuraciones POP3 puede ser una ventaja, es la custodia de la información. Puesto que al limitar el acceso al correo en los equipos de trabajo habituales de los empleados, se evita que personal que no deberá poderlo hacer, acceda al contenido de su buzón de correo desde fuera de su puesto de trabajo.
Conclusión; Es mejor correo POP3 o IMAP?
Para decidir si es más conveniente para el correo POP3 o IMAP, habrá que plantearse si se prioriza la agilidad y disponibilidad, o incrementar la seguridad en lo relativo a la confidencialidad.
Así como si se quiere gastar un poco más para disponer de más espacio para almacenar los correos en la nube, o si se prefiere tener un espacio de alojamiento más reducido.
Extra Bonus: Indistintamente de si se se configura el correo IMAP o POP3, siempre hay que tener en cuenta que…
No importa si se configuran las cuentas de correo IMAP o POP3. La cantidad de información que se puede gestionar en cada buzón tiene un límite.
Dependiendo de los programas utilizados, la potencia y capacidad de los dispositivos, así como el sistema operativo y otros parámetros (especialmente en Windows, o servicios de correo como Microsoft Exchange), este límite variará bastante, pero cuando se llega es por sorpresa, y sin que haya habido ningún aviso. En éste momento simplemente desaparecen correos de las carpetas, o de unos meses, o pasa algo peor (y a veces no se detecta hasta que ha pasado un tiempo). Con lo que las consecuencias pueden ser muy graves.
Siempre es conveniente generar archivos PST, y hacer copias de seguridad. Puesto que si no se generan archivos PST de los contenidos del correo, tarde o temprano, será indispensable recuperar los correos de algún ordenador en las correspondientes copias de seguridad. Lo que inevitablemente hará perder un montón de horas, y por supuesto los correos que se hayan enviado y recibido desde la última copia, que al no estar en ninguna copia de seguridad no se podrán recuperar.
A todo esto hay que añadir el inevitable mal rato que pasarán las personas afectadas, y la pérdida económica causada por la pérdida de información.
Evitar problemas con los buzones de correo POP3 o IMAP:
Para evitar que se llegue a este punto, se recomienda no acumular más de 4 o 5 GB de contenido en un mismo buzón. Puesto que a partir de esta ocupación, se pueden empezar a producir incidencias, ya sea con configuración de correo POP3 o IMAP.
Aunque habitualmente el servicio de correo IMAP permite gestionar una mayor capacidad de información, al intervenir otros factores, como la capacidad y potencia de los dispositivos y ordenadores, lo más recomendable sigue siendo no exceder las 4 o 5GB de ocupación por buzón.
Al llegar a una ocupación de 4 o 5 GB de ocupación en un buzón (la cantidad de información contenida en los mensajes de correos descargados en el ordenador), lo más recomendable es generar un archivo PST. Con este archivo se podrán conservar y seguir consultando los mensajes de correo antiguos, sin que ocupen espacio de servidor ni del buzón. Lo que además de evitar riesgos, mejorará el rendimiento del ordenador (en caso contrario, se puede ralentizar progresivamente).
Por todos estos motivos, indistintamente de que se opte por configurar los buzones de correo POP3 o IMAP, es indispensable generar archivos PST de los mensajes de correo de todos los buzones. Ya sea a medida que lleguen a las 4 o 5 GB, o bien periódicamente, y tener programadas copias de seguridad diarias, o por lo menos semanales. ¿No dispones de éste servicio? Consulta nuestros servicios de hosting