Eines de teletreball

Eines de teletreball, i recomanacions per escollir les solucions més adequades; Escriptori remot, NAS, telefonia VoIP

En aquests moments difícils en que s’està fent l’impossible per mantenir l’activitat productiva, servir comandes, atendre clients i proveïdors, i un llarg etcètera sense que, tot i les dificultats afegides, hi hagi endarreriments, s’està prioritzant tot allò que faciliti el teletreball.

Aquests esforços consisteixen en implementar solucions que ja fa temps que existeixen, i en moltes empreses, tot i que no amb aquesta finalitat, ja s’estaven utilitzant.

D’altra banda, en molts dels casos en que no havien calgut aquest tipus de solucions fins ara, s’està optat per alternatives que potser no són òptimes, o directament, i tenint en compte el perfil de l’empresa, són costoses, i a més poc funcionals.

La intenció d’aquest post, no és altra que intentar ajudar a escollir quines de les tecnologies existents són més adequades, per a cada cas concret, i que les millores aplicades continuïn sent útils un cop passada la pandèmia.

Aquest post es limita a aspectes de comunicació i accés a la informació. Que són la base per les tasques administratives, de comunicació, i de bona part de les tasques productives que requereixen sistemes informàtics:

1.- Accés remot a arxius i documentació;

A banda de carregar els arxius a Google Drive, Dropbox, Office 365 o altres serveis d’emmagatzematge (gratuïts i de pagament), hi ha solucions molt més professionals, òptimes, privades, i/o amb més capacitat, entre les que destaquen:

  • a) Terminal Server: Per empreses amb una quantitat considerable de llocs de treball amb equips informàtics, el més convenient pot ser treballar amb escriptori remot (molt possiblement ja l’estaran utilitzant pels avantatges que comporta per aquest tipus d’empresa).
  • b) NAS: Per petites empreses, professionals amb pocs terminals, i especialment per locs de treball que requereixin una gran capacitat de processador, el més apropiat pot ser instal·lar un NAS que permetrà consultar els fitxers de l’oficina, i treballar-hi. Ja sigui des de l’oficina, o connectant-hi remotament des de qualsevol altre lloc.

2.- El correu electrònic:

La principal problemàtica amb el correu electrònic quan es comença a treballar des de casa, pot venir per la configuració de les bústies (en cas de configuració POP). Si és així s’haurà de generar un PST per disposar dels correus anteriors, desar-lo al NAS, i vincular-lo al programa de correu, per així accedir a tots els missatges des de tots els equips de l’usuari que tinguin accés a la xarxa (ja sigui des de l’oficina, o remotament).

3.- Telefonia:

Una altra de les utilitats a valorar per treballar remotament, és adaptar el servei de telefonia. Fa anys que és possible que un mateix número de telèfon tingui extensions en diferents indrets i desviar o passar trucades d’una seu a una altra de manera transparent per l’interlocutor (sense se n’adoni).

Què és treballar amb escriptori remot?

Avantatges (i inconvenients) de treballar amb escriptori remot utilitzant un Terminal Server

Treballar amb escriptori remot consisteix en que les aplicacions amb les que s’està treballant, en lloc d’executar-se a l’ordinador ho fan en un servidor, que és on hi ha el software i els fitxers que s’utilitzen.

Treballar amb escriptori remot implica que l’ordinador únicament fa de terminal. Es converteix en poc més que una pantalla amb teclat i ratolí, deixant de ser rellevant la potència d’aquest equip. Perquè la memòria, el disc dur, i el processador que utilitza són els del servidor. Aquesta operativa ofereix avantatges importants, perquè encara que l’equip tingui certa edat, mentre compleixi uns requeriments mínims continuarà funcionant perfectament com a terminal d’escriptori remot.

A més, indistintament de si l’usuari treballa des de l’empresa, des de casa seva, o des de qualsevol altre lloc, mentre disposi d’una connexió a internet prou estable tindrà les mateixes sensacions. Podrà accedir als mateixos fitxers, i sempre i quan aquestes aplicacions s’executin des del seu Terminal Server, utilitzar les mateixes aplicacions que a la feina.

En definitiva, treballar amb escriptori remot (o Terminal Server), és literalment «Treballar al núvol».

Tot i això, aquesta manera de treballar és més adequada per uns tipus d’empreses que per altres, perquè el més rellevant de treballar amb terminal server, és que en centralitzar els recursos de maquinari es poden aprofitar millor, aconseguint una utilització molt més eficient dels recursos, i per tant un estalvi.

Tot i això hi ha “núvols” de moltes qualitats. I no sempre l’experiència que es promet el primer dia és la que s’acaba obtenint. A més, també depèn del tipus de treball que es faci al núvol. Si es treballa amb fitxers o bé programes pesants, i que consumeixen molta RAM o CPU, sovint consumeixen més recursos dels que correspondria, i possiblement alentiran tots els equips de la xarxa. No es estrany que com a mínim durant unes setmanes, o de vegades mesos, la qualitat del lloc de treball se’n ressenti. I aquesta situació pot acabar desencadenant alguna problemàtica.

Per aquests motius, en empreses amb pocs terminals, i especialment en cas de professionals, i encara més si la seva tasca requereix gestionar fitxers i programes exigents, a més de donar-los un millor resultat, els serà més econòmic utilitzar un NAS, al que es podran connectar des de qualsevol equip, ja sigui des de l’oficina, o remotament amb els usuaris i contrasenyes corresponents, per limitar l’accés als continguts que pertoquin en cada cas.

Què és un NAS, i per què serveix?

Avantatges d’utilitzar un NAS a casa, o a l’empresa per treballar remotament o en local

Molt a grans trets, un NAS (Network Attached Storage) és una caixa (a partir d’un pam cúbic de mida). A l’interior de la qual s’hi poden trobar un o diversos discs durs. Principalment, un NAS serveix per emmagatzemar informació, i còpies de seguretat dels equips de la xarxa.

Amb aquesta descripció inicial, ja ens podem fer una idea de com pot ajudar en el dia a dia tenir un NAS. Tant a usuaris domèstics, com a autònoms, i empreses.

Tot i això, un NAS no només destaca per la capacitat d’emmagatzematge de fitxers i documents. És igualment rellevant que es pot configurar un NAS per tal que els usuaris de la xarxa puguin accedir als arxius que hagin d’utilitzar, si s’escau que puguin modificar-los, i que únicament tinguin accés als directoris que necessitin per la seva tasca.

Evitant d’aquesta manera duplicar informació en diversos equips, de manera que al final no se sap quina és actual i quina obsoleta.

Alhora, un NAS també serveix per fer còpies de seguretat, tant d’ordinadors com d’altres dispositius de la xarxa, i conservar-les durant el temps que es consideri oportú, podent recuperar la informació que hi havia a l’equip en poca estona.

Tot i que el potencial d’un NAS va molt més enllà, en funció de la marca i el model que s’utilitzi, només queda destacar un altre aspecte molt rellevant d’utilitzar un NAS. I és que en petites empreses en que no hi ha un ús de xarxa excessiu, es pot utilitzar el NAS com a «núvol» (de fet també s’anomena núvol personal, o núvol privat).

I és que un NAS es pot configurar per tal queigual com ho fan des de l’oficina, els usuaris s’hi puguin connectar des d’Internet. Tenint accés als seus documents des de qualsevol lloc, itambé des del telèfon mòbil.

Tot i això, un NAS també té les seves limitacions, i és que si hi ha un gran nombre d’usuaris que hagin de gestionar informació, deixa de ser una solució òptima, i arriba el moment de plantejar-se utilitzar un servei que permeti treballar amb escriptori remot (terminal server).

Per acabar, una recomanació; cal protegir la integritat d’un NAS. Per això és molt convenient incorporar mecanismes de seguretat per garantir que les dades es conservin. Això és; (com qualsevol equip informàtic) tenir-lo connectat a un SAI per evitar les pujades de tensió, i configurar l’emmagatzematge amb algun sistema RAID que garanteixi que en cas de fallada d’un disc dur (que de tant en tant fallen), es podrà substituir, i continuar treballant sense perdre la informació.

Aquesta és una explicació bàsica de què és un NAS i per què serveix. En cas de qualsevol dubte només cal completar un formulari rebreu la resposta el més aviat possible.